“Maar 60% orders op tijd? Daar moeten we wat aan doen!”

Nederland telt ruim 1600 grafische bedrijven, veelal kleine ondernemingen die dicht bij de klant zitten maar hun handel met de komst van het Internet sterk zien afnemen.

De Lean-methode kan deze MKB-bedrijven concurrerender maken. Met een RAAK-subsidie ging het HAN-lectoraat Lean/World Class Performance met tien van deze bedrijven aan de slag in het Grafimedia-project.

In september 2013 werd het project afgerond.

Een interview met Stef Tiggeloven en Aldert van der Stoel, projectleiders en werkzaam binnen het lectoraat.

Voor welke uitdaging staan grafimedia-bedrijven?

Van der Stoel: “Lange tijd heeft de bedrijfstak het alleenrecht gehad op alles wat met drukwerk te maken had. Maar met het internet is dat veranderd, grafimedia-bedrijven maken nu deel uit van een veel grotere media-, reclame- en entertainmentketen. Daardoor is het volume van grafische producten met wel de helft afgenomen en er zit zo’n 100% overcapaciteit in de markt. Deze bedrijven hebben dus gigantische uitdagingen en moeten op zoek naar veel grotere efficiëntie of naar nieuwe markten.”
Tiggeloven: “Er wordt minder papier gebruikt en de manier van bestellen en aanleveren gebeurt vaak elektronisch. Dat heeft grote gevolgen voor de producten die ze doorgaans leveren, bovendien wenst de klant meer variëteit en wil hij sneller geholpen worden. De bedrijfstak heeft daar nog onvoldoende een antwoord kunnen vinden. Hoe sneller ze kunnen reageren op de wensen van de klant, des te groter wordt hun concurrentiekracht. Je ziet dat drukkerijen die succesvol zijn, zich op die twee terreinen onderscheiden, de digitale toegankelijkheid en de doorloopsnelheid.”

Wat is jullie inbreng geweest?

Tiggeloven: “ Elk bedrijf had natuurlijk zijn eigen specifieke situatie maar er was ook overlap in problematiek. In de meeste grafische bedrijven wordt relatief veel tijd besteed aan de begeleiding van orders, in al die bedrijven hebben we projecten gedaan om dat te verbeteren: hoe richt je de informatiestroom in, hoe zorg je ervoor dat de opdracht in één keer goed geproduceerd kan worden, hoe voer je het offertetraject zo slim mogelijk uit?”
Van der Stoel: “Die inbreng zit met name in efficiënter werken en meer productiviteit halen. Maar ook kansen creëren om nieuwe zaken op te pakken. Eén bedrijf heeft daarom bijvoorbeeld zijn office traject opgesplitst, en heeft voor het makkelijker werk een soort fast lane-traject gecreëerd waardoor klanten sneller geholpen worden, en een speciaal traject voor het ingewikkelder werk.”
Tiggeloven: “Als je wilt verbeteren, moet je ook weten hoe goed of slecht doe ik het eigenlijk? Maar veel MKB-bedrijven zijn niet gewend te meten en dat maakt het lastig om te zien waar het probleem nu zit of wat het effect van verbetering is. Vraag een bedrijf ‘hoeveel orders denken jullie dat je op tijd levert?’ en de schatting valt altijd positiever uit dan de werkelijkheid is. Onze ervaring is: als je meet krijgt de verbetering ook richting. Het werkt vaak als een rode lap op mensen. ‘Echt maar 60% orders op tijd? Daar moeten we wat aan doen!’ Als lectoraat ontwikkelen we daarom ook een soort standaard, een hulpmiddel, waarmee MKB-bedrijven snel en gemakkelijk een eerste indicatie kunnen krijgen van hoe ze ervoor staan.”

Hoe kan Lean deze MKB-bedrijven helpen?

Tiggeloven: “Met lean wil je bedrijfsprocessen eenvoudiger inrichten en kun je leverbetrouwbaarheid dus goed aanpakken. Het gaat er eigenlijk om dat je de hoeveelheid werk dat gelijktijdig op de vloer ligt, beperkt. Daarnaast wil je ook graag dat mensen veelzijdig inzetbaar zijn. Soms wordt dat ervaren als een geschuif van poppetjes, maar het gaat in werkelijkheid over de manier waarop mensen samenwerken of de wijze van aansturen. Lean kijkt niet naar complexe innovaties of hoge investeringen, maar gaat veel meer uit van eenvoudige oplossingen: ‘gebruik je verstand, niet je geld’. Op die manier zijn bedrijven juist ook vaak in staat kosten te besparen.”

Heeft die aanpak gewerkt?

Tiggeloven: “Multi-inzetbaarheid is in de grafische industrie geen makkelijk thema, van oudsher hebben werknemers daar heel sterk een eigen taak. Maar een van de bedrijven heeft dat gedaan en daarmee ook succes geboekt. Daar zijn mensen nu op meerdere machines inzetbaar. Een ander bedrijf heeft zich vooral gebogen over de complexiteit van de organisatie en die is sterk gereduceerd. Men heeft daar aardig wat loonkosten mee kunnen besparen. Weer een ander bedrijf heeft zijn leverbetrouwbaarheid weten te vergroten. Dus ja, overall genomen zijn we tevreden. Je merkt dat deze bedrijven door hun kennis van lean nu toch met een andere blik kijken naar de oplossingsrichting die ze moeten zoeken.”
Van der Stoel: “De bedoeling van dit RAAK-project was om voor deze bedrijfstak een nieuw en innovatief businessmodel te ontwikkelen. Met deze projecten hebben we goed kunnen vaststellen wat niet werkt. Kennis en commitment zijn erg belangrijk. Een basisprincipe van lean is bijvoorbeeld dat je bottom-up werkt, het primaire proces draagt verbetervoorstellen aan. Dat aspect hebben we genuanceerd, er moet een goede mix zijn: top-down moet de focus van het project gekozen worden, maar het hoe van het verbeteren en oplossen van het probleem moet bottom-up gestuurd zijn. In het model dat we uiteindelijk opgesteld hebben, richten we ons daarom eerst op de directie en sleutelfiguren op de werkvloer. Die trainen we in het lean-perspectief en laten we een diagnose maken van waar het bedrijf staat, waar het naar toe wil en waar problemen zitten. Vervolgens organiseren we in het bedrijf een meer integrale sessie waarin de mensen die de projecten gaan uitvoeren ook weer trainen en vanuit lean perspectief een oplossing formuleren.”

Heeft dit project nog een vervolg?

Van der Stoel: “Binnen het lectoraat hebben we nu het Werkplaatsen initiatief, als follow-up van de RAAK-projecten. In die Werkplaatsen passen we hetzelfde model toe als we voor dit project ontwikkeld hebben: trainingen om tot een verandervisie te komen, knelpunten aanwijzen, en intervisie samen met andere bedrijven. We denken dat we daarmee MKB- bedrijven ondersteuning kunnen bieden – ze maken kennis met nieuwe theorieën en kunnen van elkaar leren. Veel bedrijven vinden dat interessant. Daarnaast gaan in die bedrijven studenten, afstudeerders of minor-studenten, aan de slag met een concreet verbeterproject. Daarmee leggen we de link tussen de praktijk en de opleiding van HBO-studenten.”
Aan het Grafimedia-project deden tien bedrijven mee die interesse hadden om met lean hun bedrijfsprocessen te verbeteren. De bedrijven werden gevonden in samenspraak met het Dienstencentrum, een adviesbureau dat ten behoeve van de grafische sector werkt, en Barten consultancy. Verdeeld over twee groepen van vijf, werkten zij twee jaar lang intensief aan het leren kijken vanuit lean perspectief: wat is lean? Wat betekent het voor de visie van mijn bedrijf? Voor de bedrijfsinrichting? De bedrijfsprocessen? Wat zijn knelpunten, wat kunnen we veranderen? De tien bedrijven kregen, naast een gezamenlijk deel, begeleiding en advies op maat. Op basis van de ervaringen in dit project heeft het lectoraat Lean/World Class Performance (HAN) een implementatiemodel opgesteld voor verbetertrajecten in het MKB. Meer informatie: Stef Tiggeloven, lectoraat.lean@han.nl

tekst: Yvonne Brink