Het HAN Lean-QRM Centrum gebruikt de A3-methodiek veelvuldig in bedrijfsprojecten en onderwijs. De afgelopen drie jaar hebben we gestructureerd onderzoek gedaan naar de manier waarop het gebruik van de A3-methodiek ondersteunt in verbeterprojecten. Onlangs zijn de resultaten van dit onderzoek gepubliceerd in het tijdschrift ‘Production Planning and Control’. In deze blog neem ik u mee in de conclusies van het onderzoek.

Over de A3-methode
De A3-methodiek is ontwikkeld door Toyota om verbeterprojecten gestructureerd aan te pakken. De methodiek ondersteunt, volgens de literatuur, bij:

1. Probleemaanpak in verbeterprojecten
2. Communicatie rond verbeterprojecten
3. Ontwikkeling van de lerende organisatie

Het stelt bedrijven in staat hiermee te komen tot ‘deep thinking’.

De onderdelen binnen een A3 hebben een vaste volgorde en passen op een A3-formaat papier. De structuur is gebaseerd op de PDCA-cyclus. Het verbeterteam communiceert de belangrijkste projectbevindingen tijdens het project middels de A3. Elke versie van de A3 bevat de informatie die op dat moment het project het beste weergeeft. De A3 is dus steeds in ‘beweging’.

A3 in de praktijk
De studenten van de minor WCP leren de A3-methodiek gebruiken tijdens hun studie en hun bedrijfsopdracht. De afgelopen drie jaar zijn de studenten na afloop van hun bedrijfsopdracht met een survey ondervraagd over hun ervaringen met het gebruik van de A3-methodiek.

Het overgrote gedeelte van de studenten (85%) ervaart het gebruik van de A3 als positief. Met name de gestructureerde probleemaanpak wordt gewaardeerd (75%): ‘Dwingt om echt tot de kern van het probleem te gaan’. De helft van de studenten geeft aan dat de A3 de communicatie over het project bevorderde: ‘De besprekingen met medewerkers en directie bleven aan de hand van de A3 gefocust op het project en er was een structuur in besprekingen’.

Studenten is gevraagd wat de door hen ervaren kracht en zwakte van het gebruik van de A3 is. In figuur 1 en 2 zijn hun opmerkingen gerubriceerd. Vervolgens is hen gevraagd welk onderdeel van de A3 ze het moeilijkste vonden. In figuur 3 is hiervan het resultaat te zien.

Wat opvalt is dat de voor gestructureerde aanpak en de beperkte ruimte zowel als kracht en als zwakte ervaren wordt. De structuur wordt soms als te dwingend ervaren en de beperkte ruimte als te beperkend. Men wil meer kunnen vertellen dan op een A3 past. Het toepassen van 5S op de projectinformatie is iets wat door het te doen echt geleerd wordt.

Op de vraag wat de studenten het moeilijkste onderdeel vinden van de A3 is de verdeling zoals in figuur 3 weergegeven het resultaat. Hierin valt op dat naast de te verwachten Analyse (19%), de studenten worstelen met de aanleiding en vervolgstappen (bij elkaar 47%). Deze twee onderdelen raken aan de inbedding van het project in het bedrijf zelf. Dit kan worden veroorzaakt door hun gebruik aan ervaring maar zal zeker versterkt worden door het feit dat veel bedrijven geen duidelijke verbeter structuur hebben. Dit veroorzaakt een gebrek aan focus en beschikbare data.

Op de vraag welke aspecten in het bedrijf behulpzaam waren bij de uitvoering van hun project wijzen studenten met name naar de ‘open cultuur’ en ‘het projectteam’. Zaken die lastig waren hierbij ‘(on)beschikbaarheid van data’ en ‘het tijdgebrek bij medewerkers’. 85% van de studenten gaf aan dat de resultaten van het project zeer gewaardeerd werden binnen het bedrijf en 83% verwacht dat het project bijdraagt aan de performance van het bedrijf.

De conclusies

• De A3 is een krachtig hulpmiddel bij probleemaanpak. Daarnaast is de A3 een goed communicatie middel. Het geeft focus en structuur bij de aanpak van en communicatie over verbeterprojecten.
• De A3 dwingt tot kernachtig formuleren. De 5S stappen sorteren en ordenen helpen bij het dieper nadenken over het probleem. Dit is niet makkelijk. Maar door het doen verbetert de vaardigheid.
• Denk na over een verbeterrichting en verbeterstructuur voor uw bedrijf.
  De op te starten verbeterprojecten moeten bijdragen aan de verbeterrichting. Hiermee wordt focus gecreëerd. Zet een verbeterstructuur op binnen uw bedrijf. Zorg dat projecten geen eenmansacties zijn of uitsluitend het werk van studenten maar betrek de belangrijkste stakeholders in een projectteam. Hiermee wordt draagkracht gecreëerd maar wordt tegelijkertijd verder gebouwd aan de verbeterrichting en -structuur.
• Een verbeterproject dat met de A3 aangepakt en gefocust wordt kan bijdragen aan de verbeterstructuur en kan helpend zijn in het bij performance verbeteringen.

Meer informatie
Wilt u meer weten over dit onderzoek? Lees dan het volledige Engelstalige artikel over A3 in Production Planning and Control.
Of neem contact op met:
Gerlinde Oversluizen, docentonderzoeker
gerlinde.oversluizen@han.nl

Auteur: Gerlinde Oversluizen