Een oktoberochtend in zaal B2.44 met 30 studenten aan de Minor World Class Performance. Voor de klas geven twee organisatieadviseurs van Ydo organisatie-adviseurs een gastcollege over de methodiek Onderzoek Tijdbesteding. “Studenten die dit tijdens hun stage in praktijk hebben gebracht, zeggen allemaal: dat had ik eerder willen weten.”

Procesoptimalisatie, kwaliteitsverbetering, efficiëntieverbetering: het zijn de drie kernwoorden achter de Minor World Class Performance (WCP) waarbij studenten methodieken aangereikt krijgen als Lean, Kaizen, Six Sigma, QRM. In de laatste lesweek van de Minor staat Onderzoek Tijdbesteding op de rol en dat is niet voor niets. “Hierna gaan de studenten stagelopen in een bedrijf”, zegt Gerlinde Oversluizen, docent en coördinator van de Minor WCP.

“De projecten die ze onder hun hoede krijgen, gaan onder andere over het wegnemen van verspillingen en over waarde- en niet-waardetoevoegende activiteiten. Een van de middelen om die objectief in beeld te brengen is via het Onderzoek Tijdbesteding (OT).”

OT is een basisvaardigheid voor bedrijfskundestudenten, vindt Ronald de Roos, organisatieadviseur binnen Ydo organisatie-adviseurs, die samen met collega Naomi Vijftigschild het gastcollege verzorgt. “De studenten die bij ons stage hebben gelopen en OT in praktijk hebben gebracht, zeggen allemaal: dat had ik eerder willen weten.” “De kernboodschap van dit college was dan ook: ken deze techniek, pas ‘m toe in je werk, en weet wat je ermee kunt”, zegt Vijftigschild. “OT is namelijk voor veel zaken in te zetten, bijvoorbeeld om verspillingen snel aan het licht te brengen of om een benchmark te houden.” Mooi detail: Vijftigschild studeerde technische bedrijfskunde aan de HAN, liep stage bij Ydo en werkt daar nu ongeveer een jaar.

Arbeidsvreugde

Wat is nu precies dit Onderzoek Tijdbesteding, dat door Ydo is ontwikkeld? Vijftigschild: “OT is een uitdieping van een bestaande methodiek, het Multimomentonderzoek, waardoor OT breder toepasbaar is en je ook meer feiten en informatie boven water krijgt. Het geeft snel inzicht in waar mensen hun tijd aan besteden en waar de knelpunten zitten.”

“Voor Martin Ydo, de oprichter van ons bureau, stond één vraag centraal: hoe kan de arbeider rationeler, efficiënter werken en tegelijkertijd zijn plezier in het werk vergroten”, legt De Roos uit. “Zijn antwoord daarop was dat arbeidsvreugde een onmisbare factor is bij het optimaliseren van productiviteit, en nauw samenhangt met hoe de samenwerking in het bedrijf geregeld is. De specifieke invalshoek van OT is dat je niet alleen kijkt naar mensen en hun activiteiten, maar ook naar de context waarin ze werken: werkplaatsinrichting, oorzaken van oponthoud, ergonomie, machinebenutting, tijd besteed aan kletsen, etc.”

Waarnemen en kwantificeren

Tijdens deze laatste les van de Minor gaan de studenten ook concreet aan de slag met OT. Binnen de onderwijssetting van de HAN lijkt de onderzoeksvraag voor de hand te liggen: Waar besteden docenten hun tijd aan? Maar voor ze op pad gaan, is er eerst uitvoerig discussie over de categorieën die geobserveerd gaan worden. De Roos. “Dat waarnemen moet je goed doordenken: wat ga je waarnemen, waarom, hoe benoem je dat en hoe kun je dat waarnemen? Als je de categorieën goed benoemt, kun je ze ook meten en inzicht krijgen in de procentuele verdeling ervan. Je maakt tijd en oponthoud dus kwantificeerbaar. Daarmee kun je conclusies trekken en gerichter veranderingen doorvoeren.”

De discussie hierover in de klas was heel nuttig, vindt Oversluizen. “Er is wel anderhalf uur gediscussieerd over de te hanteren categorieën. Met OT wil je feiten verzamelen, dus je moet meningen en vooroordelen thuis laten. Die feiten beoordelen en interpreteren is iets voor later. Dat hebben de studenten met deze les goed geleerd.”

Nadat de studenten de gekozen categorieën in hun PDA hadden ingevoerd, gingen ze op pad door het onderwijsgebouw. “In slechts twintig minuten van rondlopen en waarnemingen doen, kwamen ze tot een vrij realistisch plaatje van de tijd besteed aan categorieën als lesgeven passief en actief, koffiedrinken, kopiëren, lopen door de gang van het ene lokaal naar het andere”, aldus Oversluizen. “Dat laatste is misschien niet waardetoevoegend maar wel onderdeel van het werk.”

De Roos: “Ik bekijk het natuurlijk wat zwart-wit maar ik vind OT een belangrijke techniek omdat het gaat om het kwantificeren van menselijke samenwerking. Je kunt allerlei prachtige theoretische concepten hebben maar uiteindelijk gaat het erom wat er gebeurt in de praktijk. Met een OT kun je die kwantificeren.”

(tekst: Yvonne Brink)