Vanaf het nieuwe studiejaar biedt de HAN het deeltijdonderwijs op een nieuwe manier aan: modulair, stapelbaar en flexibel. In het afgelopen jaar liepen ter voorbereiding hierop meerdere trajecten. Een hiervan is het traject Lean in de onderwijslogistiek, zowel bij de Faculteit Techniek als bij de Faculteit Educatie.  Doel is een concreet verbeterplan neer te zetten waarmee de instroom en studenttevredenheid wordt verhoogd.

We spraken met Henk Delger, Gerrit Averesch, Sofie van Valkengoed en Darja Esser;  medewerkers met totaal verschillende achtergronden die nauw bij het traject betrokken zijn. Wat zijn hun ervaringen tot nu toe? Zijn er al resultaten zichtbaar? Wat was volgens hen de toegevoegde waarde van Lean?

Algemene indruk
Vooral de grondigheid van het traject springt eruit wanneer we vragen naar de algemene indruk. Bij de start van het traject is eerst de tijd genomen om tot de kern van het probleem te komen. Pas toen dit echt helder was, is het bestaande proces uitvoerig besproken.

 

Henk Delger

Henk Delger (hoofddocent  en clustercoördinator): ‘De betrokkenen bij het proces hadden de neiging te willen versnellen, maar het is best aangenaam om te tijd te kunnen nemen om echt tot de kern te komen en op zaken dieper in te gaan.’

Successen
Veel processen bleken tijdens de inventarisatie op orde, met andere woorden: het liep prima. Wat wel opviel is dat de verschillende instituten van één en dezelfde faculteit verschillende werkwijzen hanteerden. En dat was niet altijd handig! Zeker daar waar standaardisering een voordeel met zich mee brengt en je daardoor beter voor de klant (student) kunt zorgen. Daarom zijn er voor een deel van de onderwijslogistieke processen standaarden opgesteld, die voor alle instituten leidend zijn.

Darja Esser

Darja Esser (procescoördinator): ‘Een paar weken geleden hebben we de quick scan* besproken, die verschilde enorm per faculteit. Er is inmiddels al een klap op gegeven dat deze voortaan op een en dezelfde manier wordt uitgestuurd en ingelezen in de verschillende CRM-systemen. Die kleine successen zijn eigenlijk het leukst, die zijn op korte termijn realiseerbaar en maken het traject zichtbaar.’

*Quick scan is een online test voor de aankomende deeltijd student om te beoordelen of een studie voor hem/haar geschikt is gerelateerd aan de werkervaring en opleidingsachtergrond.

Gerrit Averesch

Gerrit Averesch (instituutsdirecteur): ‘De afspraak dat alle faculteiten de uitkomsten van de verbetertraject gaan implementeren is een erg mooi resultaat. Het is volgens mij voor het eerst dat er dergelijke onderwijs gerelateerde processen op zo een breed speelveld worden gelijkgetrokken.’

Verbinden van medewerkers
Tijdens het traject werkt een groot aantal mensen met verschillende functies en afkomstig uit verschillende instituten samen die elkaar anders nooit hadden opgezocht. Door deze intensieve samenwerking ontstond naast consensus rond de besproken processen vooral wederzijds begrip voor elkaars denk- en werkwijze.

Sofie van Valkengoed (hoofd sub-unit studentzaken): ‘Het creëren van wederzijds begrip door verschillende disciplines bij elkaar aan tafel te zetten, is alleen al enorm waardevol geweest in dit project.’

De toegevoegde waarde van Lean
Maar wat zien deelnemers nu als de toegevoegde waarde van Lean wanneer we dit traject vergelijken met andere verandertrajecten?
Allereerst wordt genoemd dat het Lean traject een goede gedegen start had doordat van tevoren is gezocht naar commitment op managementniveau. Vervolgens blijkt het erg waardevol dat het traject opgepakt is door een medewerker van het HAN Lean Lectoraat met de kennis van onderwijsprocessen . Deze ‘externe’ deskundige weet uit de inhoud te blijven, het enthousiasme terug te brengen en het proces vlot te trekken wanneer nodig.

Een groot voordeel van het Lean traject zelf is allereerst de opbouw. Eerst de tijd nemen het probleem helder te krijgen, dan pas verder. Ook de uniformiteit van de Lean systematiek sprak enorm aan. Bij andere verandertrajecten is de aanpak grotendeels afhankelijk is van de betreffende manager, bij dit traject was Lean de rode draad.

Gerrit Averesch (instituutsdirecteur): ‘De toegevoegde waarde van Lean is dat het ontwerp van het proces onder regie van een onafhankelijk deskundige gebeurt.’

De volgende stappen 
De eerste stappen in een mooi, Lean verbetertraject zijn gezet. Het is hard werken voor de betrokkenen maar de eerste geluiden intern zijn vooral positief. Nu worden de volgende stappen gezet.

Een aantal verbeterde processen: Oriënteren, Aanmelden en inschrijven en Tentamenorganisatie van de Faculteit techniek staat op het punt geïmplementeerd te worden. Een spannende tijd voor velen. De implementatieteams gaan de plannen uitvoeren en gestructureerd monitoren. Begin 2017 gaan onze aangemelde studenten voor deeltijd onderwijs waarschijnlijk merken dat we sneller en beter hun aanmelding weten te verwerken tot een inschrijving naar tevredenheid.

Meer informatie
Heb je na het lezen nog vragen over Lean? Bezoek dan onze website.
Voor specifieke vragen over het traject kun je contact opnemen met:
Nathalie Rademaker– Traject Techniek
Arian Hofland – Traject Educatie