Vanaf 6 maart zitten Gijs Lafeber en Ivo Nijenhuis, twee derdejaars SBE studenten (uitstroomprofiel Sport Leisure Management) in San Diego. Dit ligt in het zonnige Californië in de Verenigde Staten. Hier lopen zij stage bij VAVi Sport & Social Club. Hieronder vertellen zij hun ervaringen met betrekking tot hun stage en wat er allemaal bij komt kijken. “De tijd vliegt alleen voorbij omdat het zo leuk is en omdat de mensen van het bedrijf super aardige, behulpzame, grappige en leuke mensen zijn.”

VAVi biedt een aantal sport leagues (competieties) aan deze draaien ongeveer 8 weken. VAVi biedt deze leagues voor verschillende sporten aan. Denk hierbij aan Basketball, Volleyball, Kickball, Soccer, Flagfootball, Softball, Beachvolleyball etc. Deze Leagues draaien ook op veel verschillende plaatsen in San Diego. Telkens wanneer er een nieuwe League begint is er ook een League Welcome. Hier moet je de spelers verwelkomen bij hun nieuwe League, VAVi evenementen promoten, de teams registreren, T-shirts afgeven en de sponsoren aanprijzen.

Behalve Sport Leagues organiseert VAVi ook een aantal evenementen. Hierbij kan je denken aan het volgende:

• WIPEOUTrun: Een op Wipeout geïnspireerde 5 km loop. Deze wordt niet alleen in San Diego gehouden maar in heel de VS en wordt ook in samenwerking met Wipeout georganiseerd.
• VAVi Day at Petco: Een feest rondom de eerste honkbal wedstrijd van de San Diego Padres. Dit omvat een pre-party, zitplaatsen in een speciaal VAVi sectie en een after-party.
• Spring Players Party: Een feest voor alle leden van VAVi. Dit is een bedankje voor het spelen bij VAVi.
• Del Mar Mud Run: Iets wat we in Nederland ook hebben. Een obstakel run door de modder.
• HeroesBrewFest: Een bierfeest met het thema superhero.
• County Fair 5K: Dit is een hardloop evenement waar de deelnemers over de County Fair van San Diego rennen voordat deze open gaat.

En nog veel meer…

In onze eerste stageweek hebben we de Intern Training doorlopen. Tijdens deze training leer je hoe je verschillende soorten telefoongesprekken moet voeren met leden (meteen in het Engels, dus dat was wel even spannend). Tevens leer je hoe je moet werken met het computersysteem dat alle leden en leagues registreert en welke voorbereidingen je moet treffen voor een League Welcome. De opzet van deze training is dat je wordt begeleid door stagiaires die al langer bij VAVi zijn. Deze rol hebben wij nu. Sinds wij hier zijn zijn er al weer vijf nieuwe stagiaires gekomen. Als meer ervaren stagiaires moeten wij hen nu begeleiden binnen de Intern Training.

Ook is VAVi op verschillende beurzen en evenementen te vinden om zo het bedrijf te promoten en nieuwe klanten aan te trekken. Wij zijn hier ook mee naar toe geweest en daar hebben we veel met mensen gepraat en ook nog potentiële klanten binnengehaald. Daarbij hebben mensen zich ingeschreven voor evenementen. Wanneer VAVi naar dit soort beurzen of evenementen gaat, is dit natuurlijk met een doel. Het doel kan zijn om nieuwe deelnemers voor de sport leagues of VAVi evenementen aan te trekken of om nieuwe partners (andere bedrijven) te vinden om mee samen te werken. Het doel van je bezoek verschilt door met wie en naar wat voor een evenement of beurs je gaat. De mensen van de sponsorafdeling zijn meer opzoek om te netwerken en om samenwerkingspartners te vinden. De mensen van de Sportafdeling zijn er meer op uit om nieuwe leden te vinden.

Onze stagedag begint meestal om 10 uur, tot ongeveer 17/18 uur. De tijd vliegt alleen voorbij omdat het zo leuk is en omdat de mensen van het bedrijf super aardige, behulpzame, grappige en leuke mensen zijn. Een stage dag kan ook om 16:30 beginnen. Dan moeten we naar een League Welcome. Dit duurt tot ongeveer 21:00 en is een leuke afleiding van het werk op het kantoor.

Tijdens deze tijden werken we vooral aan onze schoolopdrachten. Zo zijn we bezig met een risico analyse van de County Fair 5K. Dit is een groot hardloopevenement. Hierbij worden we begeleid door de persoon die alle risico management doet voor de VAVi evenementen. Hij heeft hier veel ervaring in en leert ons erg veel over zijn vak. Ook zijn we nauw betrokken bij de organisatie van een nieuw evenement. Hier leren we vooral veel over de begin fasen van het opzetten van een evenement. Dingen als de sfeer die je wilt uitstralen (via de website, op het evenement zelf etc.), vergunningen, het marketingplan, hoeveel geld je erin wilt steken qua marketing maar ook hoe een evenement zeg maar wordt neergezet en hoeveel een ticket dan gaat kosten. Dit vraagt redelijk wat tijd en hier zijn we dan ook serieus mee bezig.

Daarnaast hebben we nog wat andere noodzakelijke opdrachten, zoals evaluaties opstellen als een evenement of leagues is geweest, zodat we weten wat de klanten/deelnemers van dit evenement of deze league vonden. Dus naast onze de schoolopdrachten hebben we allebei nog een aantal andere opdrachten. Zo werkt Ivo aan een plan om meer internationale studenten naar VAVi te trekken. Hij is in contact met internationale scholen en gaat hier op bezoek om VAVi te promoten en contacten te leggen met belangrijke personen, zoals de directeur. Hierbij is het belangrijk dat het deelnemen aan een league of event in het belang van de studenten en de scholen is. Gijs is bezig met het registreren van verschillende potentiele partners voor het nieuwe evenement en doet af en toe de Customer Service voor twee aankomende evenementen. Door dit te doen leer je verassend veel over wat het vergt om een goed evenement te organiseren. Mensen hebben vaak vragen waar je niet meteen over nadenkt. Het geeft een goed beeld over alle dingen waarmee je rekening moet houden wanneer je een evenement organiseert.

VAVi doet veel met social media. Dit is een belangrijke reden waarom VAVi een zo snel groeiend bedrijf is. Ze hebben dit altijd op een slimme manier gebruikt. Zo hebben ze voor elk evenement een Facebook, Instagram en twitter account. Hierop posten ze wekelijks. Wij mogen voor de Del Mar Mud Run (de obstakel loop door modder) one-lineners bedenken om samen met een foto te posten op de social media pagina’s van dit evenement. Op deze manier komen wij ook in aanraking met het gebruik van social media en de invloed die het heeft op de VAVi evenementen.