Sinds 8 augustus 2013 is er een nieuwe versie van het HAN Digitaal portfolio geïnstalleerd. Met deze versie voldoet het HAN Digitaal Portfolio aan de archiveringsnormen. Deze versie biedt tevens nieuwe mogelijkheden voor de opleidingen en gebruikers en vraagt ook een andere werkwijze voor het inleveren van de tentamenwerken. Het ingeleverde tentamenwerk wordt direct gearchiveerd en kan door Ephorus worden gecheckt op plagiaat. Met de komst van deze nieuwe functionaliteiten speelt het HAN Digitaal Portfolio een belangrijke rol bij het archiveren van tentamenwerken bij de HAN en biedt de opleidingen een oplossing voor het digitaal archivering.

Aanleiding:
De archiveringsnormen zijn de laatste tijd aangescherpt. Onderwijsinstellingen moeten voldoen aan de wet- en regelgeving betreffende het archiveren van beoordeelde materialen. De vorige versie van het DPF voldeed niet meer aan de archiveringsnormen.

Nieuwe functionaliteiten in het HAN Digitaal Portfolio:

• Inleveren en archiveren tentamenwerken. De tentamenwerken worden door de studenten ingeleverd op hun DPF. Het ingeleverde tentamenwerk wordt direct gearchiveerd.
• Beoordelen tentamenwerken. De docenten beoordelen het tentamenwerk en voegen het beoordelingsdocument toe aan het tentamenwerk.
• Plagiaat controle. De tentamenwerken kunnen automatisch door Ephorus worden gecheckt op plagiaat.  De uitgebreide rapportages zijn direct in te zien in het DPF van de studenten.
• Archivering. Alle ingeleverde tentamenwerken worden automatisch gearchiveerd conform de archiveringsnormen van de HAN.
• Portfolio downloaden. De studenten kunnen hun DPF zelf downloaden

Proces:
Bij het maken en in gebruik nemen van deze release van het DPF is het project verdeeld in twee delen:

–          Ontwikkeling van het product ( het bouwen cq programmeren van de nieuwe functionaliteiten)

–          De implementatie binnen de opleidingen van de HAN

Voor het ontwikkelen van deze nieuwe versie heeft het HAN- DPF-team een projectgroep geformeerd bijstaande uit Key-users van iedere faculteit, onderwijskundige adviseurs en functioneel beheerders. Deze werkgroep heeft een belangrijke rol gespeeld bij het ontwerpen en testen van de nieuwe functionaliteiten. Computron heeft het ontwerp in nauw overleg met de HAN gebouwd.

Voor de implementatie zijn er nauwe contacten tussen het DPF-team en de opleidingen. Het DPF-team heeft een implementatieplan gemaakt en verspreid onder de decentraal beheerders van de opleidingen. Er zijn/worden bijeenkomsten georganiseerd en er is instructiemateriaal beschikbaar gesteld voor docenten en studenten.

Wat is er uiteindelijk veranderd!

Om het archiveren van beoordeelde producten te bewerkstelligen is de wijze van beoordeling veranderd. Voorheen kon de student producten aanbieden via een beoordelingsverzoek, zolang de docent nog niet de beoordeling had voltooid kon de student niet verder werken aan de rest van de materialen, het portfolio stond op “slot”.

Nieuwe Methode

De nieuwe methode voor het aanleveren van te beoordelen producten is een inlevermechanisme. De student levert nu de materialen in via een toets met bijbehorende producten(pagina’s). Deze toets met bijbehorende producten wordt automatisch gearchiveerd (gekopieerd naar een archief omgeving) en de gekozen beoordelaar(s) krijgen toegang tot deze materialen.

Bijkomend voordeel is nu dat de student kan doorwerken in het portfolio, de producten zijn immers ingeleverd. De ingeleverde producten kunnen niet meer worden gewijzigd. Een andere, voor de opleiding nuttige bijkomstigheid is dat het bijvoorbeeld bij accreditatie gemakkelijk(er) is om een aantal portfolio’s op te vragen ter controle.  Het mooie van het “samen” uitdenken was dat er vanuit verschillende hoeken zeer constructieve bijdragen konden worden geleverd.  Er zijn heel wat wensen uit voort gekomen. Een remmende factor is dan uiteindelijk het budget, maar ook dat is een uitdaging, zoveel mogelijk toch de wens in vervulling brengen zonder “extra” kosten.

Ephorus

Een andere toevoeging is de mogelijkheid ingeleverde producten te laten controleren door Ephorus. De opleiding bepaalt zelf wanneer het wel of wanneer het niet zinvol is dit te laten uitvoeren.  Bij dit proces zijn er nog meer partijen betrokken, nu hebben we de partij HAN, de partij bouwers van het Digitaal Portfolio én de partij Ephorus. En de partij HAN bestaat uiteraard uit verschillende groepen, je hebt te maken met de opleidingen, met Functioneel Beheer, Adviseurs en met ICT.  Het is ondanks zoveel partijen allemaal goed verlopen.

Downloaden Portfolio

Ook nieuw in deze versie is het zelf kunnen downloaden van het portfolio. Voorheen kon er een export worden gemaakt van het portfolio. Dit wordt veelal gedaan door de opleiding bij het afstuderen van de student. De student krijgt het Portfolio mee op een USB stick, de export van het portfolio heeft de NTA2035 bestandsindeling, deze indeling is een standaard waarmee het portfolio ook in andere systemen voor digitale portfolio’s kan worden ingelezen.

Dit downloaden kan de student nu ook zelf. Hij/zij kan het portfolio op een locatie naar eigen keuze opslaan.

Het DPF Dashboard

Via het DPF Dashboard word je, net als voorheen bij de beoordelingsverzoeken, uitgenodigd voor het beoordelen van producten. Indien de opleiding kiest voor controle op plagiaat kunnen de bestanden en pagina’s door Ephorus gecontroleerd worden. De decentraal beheerder kan dit aanzetten. Omdat dit mogelijk is, is er een icoon bij het dashboard toegevoegd, een ephorus icoon. Via dit icoon kun je zien of de bestanden gecontroleerd zijn. Studenten zien het Ephorus icoon niet. Meer informatie hierover vind je op de klikkaart.

Bij het voltooien van een beoordeling krijg je de mogelijkheid een beoordelingsformulier toevoegen, deze wordt opslagen bij de producten van de toets.