Voor de vakantie heb ik mij bezig gehouden met het ontwikkelen van een nieuwe ICTO site.  Hierin heb ik gebruik gemaakt van een wat onbekender fenomeen in Scholar: de inhoudsquery.  Ook nu ik voor MZD een nieuw sitesjabloon aan het maken ben blijkt de webquery een oplossing voor veel van de vragen die de opleiding heeft. Reden genoeg om een blog te wijden aan de inhoudsquery. Om te voorkomen dat ik gelijk in technische details verval, wil ik eerste even beginnen met wat een query is en doet.

Inhoudsqueries in Scholar
Volgens het woordenboek is een query een “zoekvraag” . In de ICT kan je het begrip query als volgt omschrijven:  “In een computerprogramma gegeven opdracht tot het zoeken van gespecificeerde gegevens” (Bron: http://www.mijnwoordenboek.nl/vertaal/EN/NL/query)

En dat is precies wat een query in scholar doet: informatie die op diverse plekken in een sitecollectie staat verzamelen en op 1 plek tonen. En paar voorbeelden van het gebruik ervan:

• Het centraal bijhouden van informatie voor een opleiding. In subsites wordt alleen de relevante informatie voor de de betreffende OWE getoond.
• In een sitecollectie met meerdere projectensites op het hoogste niveau de nieuwste berichten uit de projecten tonen.
• Documenten in verschillende subsites doormiddel van een query op het hoogste niveau van de sitecollectie tonen

Helaas (of misschien maar goed ook) heeft de query in Scholar een aantal beperkingen. De belangrijkste is dat een query alleen binnen een sitecollectie werkt. Je kan (nog) geen informatie uit verschillende sitecollecties samen brengen.  De weergave van queries op een pagina is ook beperkt. Scholar heeft hier een aantal standaarden voor die niet zijn aan te passen.
Wil je eens een voorbeeld zien van een webquery? Kijk dan eens naar:

• Homepagina Scholar, het webonderdeel “laatste nieuws” is een webquery
• Op de ICTO-prof site, tabblad Scholar/DPF worden de documenten onder het kopje “documenten scholar en DPF” doormiddel van een query uit onderliggende sites gehaald

Toch nog wat technische details
Om queries te kunnen gebruiken in Scholar, heb je het webonderdeel “webonderdeel inhoudsquery” nodig. Deze is echter niet standaard beschikbaar in een sitecollectie.  Door de feature “publicatie infrastructuur” aan te zetten op sitecollectie niveau komt ook het webonderdeel webquery beschikbaar   In je mysite kan je deze zelf aanzetten, in andere sitecollecties moet FB de feature aanzetten.

Waar je verder rekening mee moet houden is dat de query op basis van een of meer kolommen met gegevens zijn informatie zoekt. Omdat deze kolommen in de verschillende lijsten hetzelfde moet zijn, is het aan te raden gebruik te maken van sitekolommen. Als je deze op het hoogste niveau definieert kan je ze in de hele sitecollectie gebruiken.

Daarnaast is het van belang dat de informatie die je met de query wilt ophalen van hetzelfde inhoudstype komt. Een inhoudstype is bijvoorbeeld een documentbibliotheek of contactpersonen. Het is ook mogelijk om zelf inhoudstypen te maken. Inhoudstypen hebben trouwens nog meer leuke eigenschappen, maar het voert wat te ver om daar nu uitgebreid op in te gaan.

En last but not least: het gebruikersbeheer. Niets is zo frusterend als in een query iets te zien staan, er vervolgens op te klikken en geen toegang te hebben. Zorg voor een zeer degelijk gebruikersbeheersysteem, weet waar de query zijn informatie vandaan haalt en wie je daar dus toegang moet geven.

Tot slot:
Wil je werken met queries, ga het gewoon eens uitproberen. Heb je nog vragen over queries  dan kan je natuurlijk altijd met functioneel beheer Scholar contact opnemen. Overigens heeft microsoft ook een uitgebreide online help over dit onderwerp (even googlen op “inhoudsquery sharepoint”)