Het ICTO-prof team organiseert een keer of 5 per jaar kennisdelingslunches voor Handicoaches en decentraal beheerders. Eind januari zijn de eerste van dit jaar geweest met als thema Archivering. Dit is duidelijk een thema wat leeft, vanwege de grote belangstelling is de bijeenkomst twee keer gehouden.

De behoefte aan een centraal systeem is groot. Uit een korte inventarisatie blijkt dat iedereen eigen manieren heeft om te archiveren. Sommige opleidingen hebben een heel archief op Scholar op de W-schijf gebouwd en weten precies waar wat te vinden is. Andere opleidingen zijn hier minder ver mee en in sommige gevallen wordt zelfs de e-mail als “opslag” gebruikt.

Tijdens de bijeenkomst vertelt Belinda Elferink over de stand van zaken van het project Archivering binnen de HAN. Het eerste doel is te inventariseren hoe er nu gearchiveerd wordt. Zoals al aangeven blijkt dit heel divers te zijn. Als tweede is er een tijdelijke oplossing bedacht, tot er een definitieve oplossing beschikbaar is. Deze definitieve oplossing gaat er overigens nu nog niet komen, het project heeft niet genoeg prioriteit en de beslissing of het kan doorgaan is doorgeschoven naar volgend jaar.

De tijdelijke oplossing bestaat uit een Excellijst waarop kan worden aangeven wat er van studenten bewaard moet worden, hoe lang dit bewaard moet worden en waar het bewaard wordt. Een voorbeeld hiervan is op Scholar te vinden (link)  Daarnaast is ook het DOP, digitaal opleidingsportfolio gebouwd. Hiermee kan je op Scholar op een makkelijke manier je documenten archiveren. Heb je interesse om het DOP te gaan gebruiken, dan kan je contact opnemen met Bert Broekma.  

Het is  een kennisdelingsbijeenkomst, dus is er altijd ruimte om aan elkaar te laten zien wat je zelf doet op dit gebied. Een aantal mensen laten hun eigen systemen zien. Zo heeft de FEM een eenvoudige, maar efficiënte manier van documentarchivering ontwikkelt. Bij de opleiding Pedagogiek leveren studenten al hun producten in via dropboxen op Scholar en deze worden na afloop gearchiveerd. Op deze manier wordt een enorme stroom aan bestanden gereguleerd en voorkomt het rondzwervende producten in mailboxen.