Op 9 en 10 mei organiseerde de HAN de eerste online open dag. Docenten en studenten stonden voor een enorme uitdaging: hoe zorgen we ervoor dat studiekiezers en hun ouders ons vinden, enthousiast worden over onze opleidingen en de juiste opleiding kiezen? Kan dat überhaupt zonder échte open dag? Het antwoord is simpel: ja, dat kan.

Met een open mindset en centrale aansturing kom je een heel eind, aldus Dana Roelofs (student Pedagogiek), Elma de Leeuw (student Pedagogiek) en Elle Verheijden (docent Pedagogiek). Hoe hebben zij deze dagen ervaren en wat waren volgens hen de 5 lessons learned?

1. Blijven zoeken naar contact

Dana, Elma en Elle waren voorlichters tijdens de eerste online open dag. Open minded, een tikkeltje zenuwachtig, maar vol vertrouwen, zaten ze op 9 en 10 mei achter hun laptop en telefoon. Wachtend op studiekiezers en hun ouders. Daarna stegen de Instaviews, wachtte Elle op die allereerste vraag en probeerden Elma en Dana de stilte te doorbreken toen de interactie met de studiekiezers vastliep. Het kostte soms wat zweetdruppels, maar ze bleven zoeken naar contact. “Je bent echt afhankelijk van het inloggen van de studiekiezer om contact te maken. Normaal kijk ik de zaal rond en stap ik na afloop op een studiekiezer af om te vragen hoe hij of zij het vond, maar dat kon nu niet”, vertelt Elle. Daarom moet je op zoek naar alternatieve manieren om contact te maken. Creatief inspelen op de manieren waarop studiekiezers informatie tot zich nemen. Denk bijvoorbeeld aan een InstaLive-sessie, een virtuele schooltour, een video over de opleiding, 1-op-1 gesprekken, een vraag-en-antwoordspel tussen jou en je collega, een voorstelrondje en een Q&A via MS Teams.

2. Twee weten meer dan één

Host je een InstaLive-sessie of een Q&A met Microsoft Teams? Dan is het fijn én beter om met z’n tweeën te zijn. Of met z’n vieren. Loopt je WiFi vast? Valt de interactie stil? Heb je zelf geen idee hoe het studentenleven eruitziet? Dan is er altijd nog jouw collega-voorlichter die de Q&A kan overnemen. Daarnaast is het belangrijk om ten minste één docent aan studenten te koppelen. Ook op zondag. “Op zondag was er geen docent beschikbaar voor vragen, dat was wel prettig geweest”, zegt Dana. Studiekiezers mochten hun lastige vragen e-mailen. Vervolgens ontvingen ze een paar dagen later een antwoord. Een prima alternatief, maar wel trager dan een realtime antwoord. Koppel dus altijd een docent aan studenten.

Nu bleven de voorlichters het antwoord soms schuldig of moesten de studiekiezers lang wachten op het antwoord.

3. Bereid vragen én antwoorden voor

“De volgende keer zou ik zeker een paar vragen en antwoorden voorbereiden”, vertellen Elma en Dana. Docent Elle beaamt dat: “Vooral rond lunchtijd waren er weinig studiekiezers te vinden in de inlooplokalen op Teams.” Op die momenten is een vraag en antwoordspel leuk om te doen. Dan is er activiteit in het inlooplokaal en voorkom je een gesprek over de kinderen, omdat je eigenlijk al een tijdje uitgepraat bent over lestijden en het bindend studieadvies.

4. Test de systemen ruim van tevoren

Soms heb je een goed idee: chatten via Watermelon bijvoorbeeld. De briefing is de deur uit, de voorlichters zijn er klaar voor en dan blijkt dat briljante idee toch niet te werken. “Ik kreeg op woensdag een hele rits appjes binnen dat Watermelon niet werkte, vandaar dat we via Teams zijn gaan werken”, vertelt Elle. “Daarom is één van de belangrijkste lessen: test je systemen ongeveer een week voordat je live gaat”, geeft Dana aan. Zodoende heb je nog genoeg tijd om een alternatieve, creatieve oplossing te bedenken.

5. De drempel verlagen

Is een online open dag nou drempel- verhogend of drempelverlagend? Het is maar hoe je het bekijkt. Er waren meer bezoekers op de online open dag dan op de normale open dag. Hoe dat komt? De lage drempel om je te oriënteren op een opleiding. Je hoeft immers niet helemaal van Sittard naar Nijmegen te reizen. Alle vragen kon je stellen via de chatfunctie in MS Teams of Instagram. De webcam bleef uit. Zo konden de studiekiezers gewoon achter hun laptop blijven zitten en toch antwoord krijgen op hun vragen. Een online open dag lijkt dus laagdrempeliger. Aan de andere kant is de drempel om vragen te stellen veel hoger in de beleving van de voorlichters. Je kunt je oriënteren op een opleiding en de HAN, maar hoe zit het met de eerste indruk: de gevoelsfactor? Leidt een online open dag ook tot voldoende aanmeldingen? En hoe zit het met de privacy van de studiekiezer en de voorlichters? Met die vragen blijven de voorlichters achter.

De voorlichters denken daarom dat er misschien wel markt is voor beide open dagen: een fysieke open dag om sfeer te proeven, aangevuld met online mogelijkheden om objectieve informatie te verzamelen. En dat kan ook vanuit Sittard.

Wil je meer weten over het verloop van de online open dag? Lees dan dit artikel uit SAM.

Karlijn Karsten