De afgelopen maanden heeft student Sebastian Cival onderzoek gedaan naar de (on)mogelijkheden voor de advocatuur van het digitaal procederen in het bestuursrecht bij de rechtbank (code: LHRO2019/2). In juni 2019 heeft hij zijn onderzoek afgerond.

Hieronder is hoofdstuk 4 opgenomen over de mogelijke voordelen van digitaal procederen. Ons streven is om in de nabije toekomst het gehele onderzoeksverslag te publiceren. 

 

Hoofdstuk 4 De (mogelijke) voordelen van digitaal procederen

§4.1 Inleiding

In hoofdstuk drie is het digitaal procederen op grond van artikel 8:36a Awb aan bod gekomen. De voorlopige conclusie over deze vorm van digitaal procederen geeft aanleiding om de voordelen ervan te verkennen. In dit hoofdstuk worden de mogelijke voordelen van het digitaal procederen op grond van artikel 8:36a Awb uiteengezet. Op deze manier kan een definitieve conclusie getrokken worden over de wenselijkheid van deze vorm van digitaal procederen. Het onderzoek richt zich op de tijd- en kostenbesparingen die het digitaal procederen met zich meebrengt. Eerst wordt gekeken naar de algemene tijd- en kostenbesparingen die het gevolg zijn van het digitaal procederen. Daarna wordt gekeken naar de specifieke tijd- en kostenbesparingen die ontstaan door het digitaliseren van de werkzaamheden op advocatenkantoren.

 

§4.2 Voordelen van digitale verzending van stukken

Doorlooptijden

In 2018 lag de gemiddelde doorlooptijd van een bestuursrechtelijke procedure op 224 dagen.[1] De doorlooptijd wordt berekend vanaf het moment dat de procesinleiding bij de rechtspraak binnenkomt tot het moment dat er een vonnis is gewezen. Voor de advocatuur is het interessant om in de berekening ook het inzenden van het processtuk en het versturen van het vonnis mee te nemen. Deze handelingen worden door de rechtspraak niet meegerekend. Voor de advocatuur is dit wel relevant.

Op basis van de oude KEI-plannen zou de doorlooptijd van bestuursrechtelijke procedures met 33 tot 38 procent afnemen door het digitaal procederen.[2] Het Basisplan Civiel en bestuur 1.0 gaat uit van veel minder vergaande digitalisering en automatisering van de werkprocessen binnen de rechtspraak. Deze percentages zullen onder het Basisplan 1.0 niet bereikt worden. Later in het digitaliseringsproces zullen deze percentages waarschijnlijk wel bereikt worden, gezien de doelstellingen van KEI niet verlaagd zijn maar worden uitgesmeerd over een langere periode.[3]

Tijdsbesparing door het opheffen van poststromen

Door de digitalisering verdwijnen de poststromen. Het verzenden per post veroorzaakt wachttijd. Die tijd kan niet besteed worden aan de behandeling van de zaak. Door de digitale verzending van stukken wordt deze wachttijd opgeheven. Onderzoekers rekenden voor dat een enkele verzending per post één dag wachttijd oplevert.[4] Gemiddeld vinden er één tot twee postverzendingen plaats binnen de doorlooptijd van een procedure.[5] Voor de advocatuur is het wenselijk hier twee momenten bij op te tellen. De postverzending van de procesinleiding en de postverzending van het vonnis. Per procedure wordt dus 3 á 4 dagen bespaard enkel door het digitaal verzenden van de stukken. In 2018 zijn er 92.970 bestuursrechtelijke procedures afgehandeld door de rechtbanken.[6] Als in al deze procedures digitaal gecommuniceerd zou worden betekent dit een totale besparing van 325.395 dagen.

Navraag leert dat Poelmann van den Boek Advocaten in Nijmegen ongeveer vijftig bestuursrechtelijke procedures per jaar voert.[7] Digitale verzending betekent voor dit kantoor in totaal 175 dagen tijdswinst in de afhandeling van bestuursrechtelijke procedures per jaar.

Reductie kopieer- en frankeerkosten

Postverzending kost tijd. Postverzending kost ook geld. Stukken moeten worden geprint en voorzien van frankering. Bij digitale verzending geldt dit niet. Aangenomen wordt dat voor elke stuk dat de rechtspraak kopieert en verzendt de advocatuur hetzelfde doet.[8] Mijns inziens is dat een verdedigbaar standpunt aangezien de communicatie van de advocatuur richting de rechtspraak vrijwel altijd een reactie oplevert en vice versa. De rechtspraak was in 2011 9,7 miljoen euro kwijt aan kopieer- en frankeringskosten als gevolg van het per post communiceren met procespartijen.[9] Dit bedrag afgezet tegen de 1.808.000 afgeronde procedures in 2011[10] leert dat er per procedure 5,37 euro besteed wordt enkel aan kopiëren en frankeren voor verzending per post naar de rechtspraak.

Reductie personeelskosten

Los van de kopieer- en frankeerkosten ontstaat er als gevolg van het digitaal verzenden van stukken ook een afname van de administratieve handelingen. Logisch, aangezien de in- en uitgaande post niet langer handmatig verwerkt hoeft te worden. Onderzoekers rekenden voor dat het digitaal verzenden van processtukken vijf procent besparing op personeelskosten oplevert voor de advocatuur.[11] Administratief personeel kost gemiddeld 43.366 euro op jaarbasis, ervan uitgaande dat de kosten voor administratief personeel binnen de advocatuur gelijk zijn aan de kosten binnen de rechtspraak.[12]

Binnen de gehele advocatuur waren in 2011 naar schatting 3873 fte’s aan administratief personeel werkzaam.[13] Als deze fte’s met vijf procent dalen dan levert dat voor de gehele advocatuur een besparing op van 8.397825,90 euro.[14]

§4.3 Voordelen van digitaal werken

Uit cijfers van The Boston Consultancy Group is gebleken dat de implementatie van een document managementsysteem binnen een advocatenkantoor potentieel kan leiden tot 40% stijging van de arbeidsproductiviteit van procesondersteuners.[15] Voor de gehele advocatuur betekent dit dat er potentieel 1107 fte’s aan administratief personeel boventallig wordt. Omgerekend levert dit een mogelijke besparing van 48.006.162 euro op.[16] Concrete onderbouwing van dit percentage ontbreekt. Toch is er voldoende aanleiding dit percentage aannemelijk te achten. Het ING Economisch bureau constateerde in 2014 al dat de efficiëntie binnen advocatenkantoren ver te zoeken is door een scheve verhouding tussen de inzet van arbeid en IT.[17] Zo schrijft het bureau: ‘Een aanzienlijk deel van het juridisch werk is namelijk te kwalificeren als procesmatig, zich herhalend werk. Die eigenschappen maken het uitermate geschikt om te standaardiseren en automatiseren, waardoor de efficiëntie stijgt en de kostprijs daalt.’

Om deze stijging van de arbeidsproductiviteit te behalen moet het gehele proces binnen het advocatenkantoor gedigitaliseerd worden. Hiervoor bestaan verschillende softwareproducten. In deze paragraaf wordt één digitaliseringsoplossing behandeld. Deze software bevat alle functionaliteiten die leiden tot de genoemde stijging van de arbeidsproductiviteit. Het product in kwestie is Basenet. Uit interviews (zie bijlage 6) met advocaten die de software gebruiken kwam naar voren dat zij erg tevreden zijn over dit product. Het levert een totaaloplossing voor elk proces binnen een advocatenkantoor. Hierbij dient wel de kanttekening te worden geplaatst dat de Basenet voornamelijk effectief is voor kleine tot middelgrote kantoren. Grote advocatenkantoren maken vaak gebruik van op maat gemaakte digitaliseringsoplossingen.[18] Voor een gemiddeld kantoor geldt Basenet als een ideaal voorbeeld om de voordelen van het digitaal werken te benadrukken. Stap voor stap wordt de digitale werkwijze aan de hand van de functionaliteiten van Basenet uitgewerkt.

Functionaliteiten[19]

Digitaal dossier en relatiebeheer

De kern van het digitaal werken is dat alle informatie op één plaats staat opgeslagen. Bij binnenkomst van een nieuwe zaak wordt er door de procesondersteuning een digitaal dossier aangemaakt. Vanaf dat moment worden alle documenten en handelingen bijgehouden in dat digitale dossier. In het geval van een bestuursrechtelijke procedure worden eerst de relevante stukken in het dossier geplaatst. Dit kan handmatig, via de e-mail of via automatisch scannen. Het digitaal dossier is gekoppeld aan de client. Zo staan alle benodigde gegevens op een centrale plek.

E-mail integratie

Omdat de gegevens van de client – en daarmee ook het emailadres – gekoppeld zijn aan het dossier voegt het systeem automatisch alle e-mails van en naar de client toe aan het dossier. Het systeem leest de inhoud van de mails en plaatst deze in het juiste dossier. Advocaten mailen niet langer via een apart emailprogramma maar direct vanuit Basenet. Binnen het email-systeem kan gekozen worden voor verschillende email-templates met diverse ondertekeningen en het eigen bedrijfslogo.

In het voorbeeld van de bestuursrechtelijke procedure mailt de cliënt zijn of haar email-correspondentie over het gewraakte besluit, naar het algemene emailadres van het advocatenkantoor. Het systeem herkent automatisch in welk dossier deze informatie thuishoort. De inhoud van de mails wordt automatisch toegevoegd aan het digitale dossier zodat het voor iedere betrokkene eenvoudig te raadplegen is.

Niet langer hoeft de procesondersteuner de email-correspondentie te printen en handmatig in het papieren dossier te stoppen. Dit bespaart veel administratieve handelingen en papier.

Automatisch scannen

Deze functionaliteit zorgt er voor dat ook stukken die niet op digitale wijze naar het kantoor verstuurd worden direct en zonder administratieve handelingen kunnen worden gedigitaliseerd. In het voorbeeld van de bestuursrechtelijke procedure overlegt een cliënt een stapel brieven van het bestuursorgaan waartegen het beroep gericht is. De brieven worden door de procesondersteuner in de scanner gelegd. De scanner verstuurt de gescande documenten automatisch naar Basenet. Basenet leest de documenten door middel van Optical Character Recognition. Hiermee worden de gescande documenten omgezet in tekstdocumenten. De software van Basenet leest de inhoud van de documenten en herkent om welke relatie of welk dossier het gaat. Vanuit daar worden de documenten automatisch in het juiste dossier gezet. Ook worden de documenten beveiligd zodat ze niet meer kunnen worden aangepast.

In vergelijking met het handmatig scannen, op de computer opslaan en vervolgens uploaden naar een dossier bespaart dit veel tijd voor de procesondersteuning. In het geval van een papieren dossier moet de post gesorteerd worden, moet er in de archiefkast gezocht worden naar het betreffende dossier, moet het vervolgens in het papieren dossier worden toegevoegd en daarna moet het dossier weer worden gearchiveerd.

Taakadministratie

Door de bovenstaande functionaliteiten is alle benodigde informatie centraal aanwezig in het dossier. Door middel van de taakadministratie vindt vervolgens het werkproces digitaal plaats. In het voorbeeld van de bestuursrechtelijke procedure bekijkt de advocaat of de juridisch medewerker van het kantoor het dossier en bepaalt de vervolgstappen. Deze vervolgstappen kunnen ook automatisch worden ‘getriggerd’ omdat het systeem weet om wat voor procedure het gaat.

In het voorbeeld moeten er een aantal stappen gezet worden om tot een beroepschrift te komen. Er moet dossieronderzoek verricht worden, er moet literatuur en jurisprudentieonderzoek verricht worden en er moet onderzoek gedaan worden naar de heersende wet- en regelgeving. Vervolgens moet er op basis van de opgedane kennis over het onderwerp een beroepschrift geschreven worden. In dit voorbeeld neemt de juridisch medewerker alle voorbereidende handelingen op zich. Vervolgens schrijft hij of zij een notitie met de conceptgronden, gemotiveerd aan de hand van het dossier, de wetgeving, de literatuur en de jurisprudentie. Deze notitie gaat vervolgens naar de advocaat. Hij controleert het werk van de juridisch medewerker en stelt vervolgens het definitieve beroepschrift samen.

Bij de papieren werkwijze moeten er veel administratieve handelingen worden uitgevoerd. Het dossier moet uit de archiefkast gehaald worden en worden overgebracht naar de juridisch medewerker. Vervolgens moet de notitie worden geprint en worden toegevoegd aan het dossier. Dan verhuist het dossier met de notitie naar de advocaat en wordt er vervolgens aan de hand van de notitie een beroepschrift opgesteld. Het beroepschrift wordt vervolgens weer nagekeken door de juridisch medewerker. Dan komt het beroepschrift bij de procesondersteuner terecht voor verzending naar de rechtbank. De coördinatie van deze taken wordt in het digitaal werken geautomatiseerd. De hierboven beschreven handelingen worden in de vorm van taken automatisch in de agenda en/of takenlijst van de advocaat of juridisch medewerker gezet. Elke betrokkene binnen het dossier kan de voortgang volgen en het dossier inzien. Het dossier blijft centraal opgeslagen in de Cloud en hoeft door de procesondersteuning niet langer rondgebracht of gearchiveerd te worden. Op het moment dat de juridisch medewerker haar voorbereidende handelingen heeft afgerond creëert het systeem direct een taak voor de advocaat om de gronden van beroep op te stellen. Ook aanverwante taken zoals een telefonische afspraak of het verzenden van een factuur kunnen binnen het dossier worden aangemaakt en automatisch worden verwerkt in de agenda van de betrokkene. De taaksturing vindt in de digitale werkwijze dus geautomatiseerd plaats. Niet langer hoeft een procesondersteuner of secretaresse de voortgang binnen dossiers handmatig te administreren.

Agenda

De geautomatiseerde taaksturing komt uiteindelijk terecht in de gekoppelde agenda. In de agenda komen alle taken en afspraken terecht die door het systeem zijn ‘getriggerd’ of die handmatig in het systeem zijn gezet. Doordat alle handelingen binnen de dossiers centraal in het systeem worden gecoördineerd ontstaat er in de agenda een goed overzicht van de uit te voeren taken. Niet langer hoeft de procesondersteuner of secretaresse de agenda handmatig bij te werken. Doordat het systeem gekoppeld is met de rechtspraak komen zittingsdatums en deadlines voor het indienen van processtukken ook automatisch in de agenda. Nadat het beroepschrift ontvangen is door de rechtspraak en de rechtspraak een zittingsdatum heeft vastgesteld wordt deze zittingsdatum automatisch in de agenda gezet. Doordat de agenda ook op een smartphone te raadplegen is heeft de advocaat altijd inzicht in zijn takenlijst en agenda.

Sjablonen

Onder het kopje taakadministratie is al uiteengezet hoe het werkproces binnen een dossier automatisch gestuurd wordt. Om het opmaken van een processtuk nog meer te stroomlijnen is er binnen het systeem de mogelijkheid om sjablonen te ontwerpen voor processtukken.

In het voorbeeld van de bestuursrechtelijke procedure creëert het systeem een taak voor de advocaat om het beroepschrift op te stellen. Omdat de procesondersteuner bij het aanmaken van het dossier al heeft aangegeven dat de cliënt eiser is in de beroepsprocedure. Verschijnt er een gestandaardiseerd beroepschrift waarbij enkel nog de gronden moeten worden toegevoegd. De NAW-gegevens van eiser en verweerder zijn bekend in het dossier en worden door het systeem automatisch in het processtuk gezet. De advocaat hoeft enkel zijn beroepsgronden nog toe te voegen.

Roladministratie

Doordat het kantoorsysteem gekoppeld is met het systeem van de rechtspraak worden alle berichten en taken die de rechtspraak verstuurt direct verwerkt in de agenda en in de takenlijst van de advocaat. Op het moment dat de rechtspraak een bericht stuurt waarin een zittingsdatum is vastgesteld wordt deze zittingsdatum direct toegevoegd aan de takenlijst en de agenda van de betreffende advocaat. Andere proceshandelingen, zoals het indienen van hoger beroep kunnen ook vanuit het kantoorsysteem uitgevoerd worden.

 

Werken in de Cloud

Naast dat digitaliseringsoplossingen efficiënt zijn omdat ze tijd- en kostenbesparingen opleveren maken ze de werkzaamheden van advocaten en procesondersteuners ook flexibeler. Door de komst van een centraal opgeslagen digitaal dossier is het eenvoudiger voor advocaten en procesondersteuners om in het dossier te werken. Het dossier is vanaf elke locatie via internet te bereiken. Advocaten zijn niet langer gebonden aan het kantoor om het dossier in te zien of om er in te werken. Ook dit maakt digitaal werken efficiënter dan werken op papier. In een enquête uit 2015 gehouden onder advocaten blijkt dat 41 procent van de ondervraagden het belangrijk vindt om thuis te werken.[20]

.

Kosten

Uiteraard kosten al deze functionaliteiten ook geld. Bij het afnemen van alle functionaliteiten die besproken zijn kost het softwarepakket €42,50 per gebruiker per maand. Dit is 510 euro per jaar per gebruiker.[21] In verhouding met de kosten van een administratief medewerker is dit bijna verwaarloosbaar.

Samenvattend ontstaat er een werkproces waarbij de administratieve handelingen vrijwel volledig gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden. Enkel de administratie in het systeem zelf wordt nog deels met de hand gedaan. De werkzaamheden van de procesondersteuning veranderen aanzienlijk. Administratieve handelingen kosten minder tijd of hoeven in het geheel niet meer te worden uitgevoerd. Hier zit de grootste tijdsbesparing binnen het kantoor. Er gaan minder uren zitten in het administreren en verwerken van processtukken en proceshandelingen. Deze tijd kan besteed worden aan zaken die de kwaliteit of de snelheid van de juridische dienstverlening verhogen. Een andere optie is om de bespaarde tijd niet langer in te vullen met werkzaamheden. Zo wordt bespaard op personeelskosten.

Het is (gelukkig) in Nederland niet zo makkelijk om werknemers zomaar te vervangen door automatisering en digitalisering puur om efficiënter te werken. Er komt veel meer bij kijken. Er moet rekening gehouden worden met transitievergoedingen, bedrijfseconomische belangen en andere arbeidsrechtelijke factoren die het niet makkelijk maken om werknemers te vervangen voor digitaliseringsoplossingen. Hierbij wordt het morele aspect nog buiten beschouwing gelaten. Toch geeft het bovenstaande een indicatie van de verhouding tussen kosten voor arbeid en kosten voor digitalisering en automatisering. Het is niet ondenkbaar dat, wanneer een secretarieel medewerker door natuurlijk verloop uit dienst treedt, deze niet vervangen wordt door een nieuwe werknemer maar dat zijn of haar taken worden overgenomen door digitaliseringsoplossingen zoals Basenet.

 

§4.4 Deelconclusie

In dit hoofdstuk is de wenselijkheid (van de gevolgen van) het digitaal procederen getoetst. Aan de hand van de resultaten kan er een conclusie getrokken worden over de wenselijkheid van het digitaal procederen.

Is het wenselijk om digitaal te procederen?

Enkel het digitaal verzenden – in feite het digitaal procederen – levert een aantal tijd- en kostenbesparingen op. De kopieer- en frankeerkosten verdwijnen volledig, de doorlooptijden van procedures wordt met enkele dagen verkort als gevolg van de digitale verzending en de afname in administratieve handelingen levert vijf procent stijging van de arbeidsproductiviteit van administratief personeel op.

Naast deze directe gevolgen van het digitaal verzenden ontstaan de grootste tijd- en kostenbesparingen door de implementatie van het digitaal werken. De digitalisering en automatisering van administratieve handelingen kan leiden tot een aanzienlijke stijging van de arbeidsproductiviteit van het administratief personeel. De genoemde digitalisering en automatiseringsoplossingen maken veel administratieve handelingen overbodig. Hierdoor dalen de personeelskosten. Omdat de digitaliserings- en automatiseringsoplossingen in verhouding aanzienlijk minder kosten dan de personeelskosten stijgt de arbeidsproductiviteit en dalen de kosten. Door de komst van het digitaal procederen en het digitaal werken kunnen er meer werkzaamheden worden verricht voor minder geld. Hierdoor daalt de kostprijs van de diensten die een advocatenkantoor levert. Deze dalende kostprijs kan omgezet worden in lagere tarieven voor de cliënten of hogere winst voor het kantoor. Digitaal procederen heeft dus zeer wenselijke gevolgen voor de advocatuur.

Uiteraard valt er te twisten over het niveau van digitalisering zoals uiteengezet in paragraaf 4.3. Niet alle genoemde functionaliteiten zijn vereist voor het verplicht digitaal procederen. Daarnaast is er op het gebied van digitalisering en automatisering nog veel meer mogelijk, met nog grotere tijd- en kostenbesparingen als gevolg.

Toch acht ik deze mate van digitalisering het meest wenselijk. De keerzijde van de tijd- en kostenbesparingen is namelijk dat er veel moet veranderen aan de bestaande werkprocessen. Het vraagt veel van de medewerkers die geconfronteerd worden met de veranderingen. Als de veertig procent stijging van de arbeidsproductiviteit werkelijkheid wordt betekent dit bijvoorbeeld vrijwel zeker dat er banen op het spel staan. Om de tijd- en kostenbesparingen die aan de basis liggen van de wenselijkheid van het digitaal procederen te bereiken moet de advocatuur in staat zijn om het digitaal procederen en werken te omarmen.

Kortom, digitaal procederen is wenselijk, mits de advocatuur in staat is de veranderingen die het met zich meebrengt te omarmen en eigen te maken.

 

[1] Jaarverslag Rechtspraak 2018, p. 62.

[2] Boston Consultancy Group, Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies, 2013, p. 46,47.

[3] Raad voor de Rechtspraak, Basisplan digitalisering civiel recht en bestuursrecht (reset digitalisering KEI), 7 februari 2019, p. 4.

[4] Boston Consultancy Group, Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies, 2013, p. 47.

[5] Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies, 2013, p. 47.

[6] Jaarverslag Rechtspraak 2018, p. 48.

[7] Interview [advocaat].

[8] Boston Consultancy Group, Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies, 2013, p. 56.

[9] Boston Consultancy Group, Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies, 2013, p. 56.

[10] Jaarverslag Rechtspraak 2011.

[11] Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies 2013, p. 56.

[12] Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies 2013, p. 55.

[13] Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies 2013, p. 55.

[14] Berekening op basis van het totaal aantal fte administratief personeel vermenigvuldigd met de kosten van één fte en daar 5 procent van.

[15]Programma Kwaliteit en Innovatie – Eindrapportage Validatie en Advies 2013, p. 29 .

[16] Mogelijk te besparen bedrag is inclusief de besparing op personeelskosten als gevolg van het digitaal verzenden van stukken.

[17] Sectorvisie Advocatenkantoren, ‘Tweedeling door technologie’ ING Economisch Bureau.

[18] Zie Bijlage 7 of §5.5.

[19] Informatie gebaseerd op gesprekken met gebruikers (bijlage 6) en www.basenet.nl/advocatuur/functionaliteiten/

[20] Berenschot, werken in de advocatuur, SDU Special 2015, www.berenschot.nl.

[21] www.basenet.nl/advocatuur/tarieven/.