De 5 beste tools voor online-overleg

Door de tweede golf van de coronacrisis kunnen veel medewerkers momenteel niet fysiek op kantoor werken. Dit heeft tot gevolg dat zij collega’s minder vaak zien en spreken. Soms is het nodig toch een online meeting met collega’s te plannen voor een vergadering. Er zijn tegenwoordig veel tools beschikbaar die hierop inspelen, denk aan Zoom, Teams, en Skype. Wat zijn de verschillen tussen deze tools? Kom erachter welke tool het beste bij u en uw collega’s past. 

1. Zoom

Het voordeel van Zoom is onder andere dat u gemakkelijk uw scherm met collega´s kunt delen. Ideaal dus als u een presentatie wil verzorgen. Met een gratis Zoom-account kunt u daarnaast maar liefst 100 deelnemers toevoegen aan uw videogesprek. Hierdoor is Zoom niet alleen ideaal voor een vergadering, ook is het uitermate geschikt voor het geven of bijwonen van webinars. Via een speciale URL link kunt u bezoekers uitnodigen deel te nemen aan het webinar en kunt u dit webinar ook opslaan. Handig voor hen die het webinar niet live konden bijwonen! Zoom is een tijdje negatief in het nieuws geweest: zo zouden onuitgenodigde gasten zomaar in een online meeting kunnen sluipen en informatie kunnen afluisteren. Zoom heeft hier echter direct gehoor aangegeven en de beveiliging is inmiddels flink aangescherpt. Bovendien heeft u zelf ook de mogelijkheid uw meeting extra te beveiligen door bijvoorbeeld een wachtwoord in te stellen.

2. Microsoft Teams

Misschien wel het belangrijkste voordeel van Teams is dat u per team uw instellingen kunt wijzigen: erg handig voor medewerkers die aan meerdere projecten tegelijk werken. Op deze manier kunt u per team bepaalde apps in de online-werkomgeving toevoegen, notificaties per team instellen en specifieke kanalen toevoegen. Doordat Teams van Microsoft is, verloopt de integratie met de verschillende Office-kanalen vlekkeloos. Kortom: Teams is een tool waarbij teamwerk centraal staat. Chat, vergader of deel bestanden met teamgenoten via een geïntegreerde slimme werkplek. Let op: als u Teams wiltgebruiken, heeft u een Microsoft-account nodig. Gebruik van deze tool is dus niet handig als u wil vergaderen met externe partijen. Het is mogelijk om gebruik te maken van Teams via een app op telefoon of via het web.

3. Google Meet

Wilt u Google Meet gebruiken, hoeft u alleen maar een link naar uw medewerkers of deelnemers te versturen. Wanneer de vergadering gepland staat, kunnen collega´s deelnemen aan de vergadering door te klikken op de link. Er wordt dan gevraagd een naam wil invullen en of u toestemming geeft uw microfoon en webcam aan te zetten. Zo simpel kan het zijn. Het voordeel van Google Meet: het is onderdeel van Google. Hierdoor kunt u Google Meet-afspraken eenvoudig in uw (Google-) agenda opnemen. Doordat deelnemers slechts een link nodig hebben om bij de vergadering aanwezig te zijn, is Google Meet ook geschikt voor afspraken met externe partijen. Niemand hoeft immers eerst een programma of app te downloaden op zijn of haar computer of telefoon. Wel is het goed te onthouden dat u vanwege de coronacrisis momenteel gratis ongelimiteerd in meetings kunt blijven zitten. Vanaf 2021 is de verwachting dat deze meetings voor maximaal 60 minuten gratis zijn, daarna zult u ervoor moeten betalen.

4. Webex

Via Webex is het mogelijk een online vergadering in (grote) groepen op te zetten. Oorspronkelijk is Webex meer een tool die geschikt is voor het geven en houden van webinars. Let op: Webex is geen traditioneel webinar-platform. De tool is namelijk niet echt geschikt voor het geven van webinars met acquïsitiedoeleinden. Vergeleken met Zoom heeft u bijvoorbeeld veel minder interactiemogelijkheden. Het maakt voor deze tool niet uit welk apparaat of besturingssysteem u gebruikt: bij Webex kan het allemaal. Binnen deze tool is het mogelijk om bijvoorbeeld uw scherm te delen en ook het gebruik van een live chat is mogelijk. Veel gebruikers van Webex geven aan dat de tool soms om onverklaarbare redenen vastloopt, hou dus rekening met eventuele opstartproblemen.

5. Skype

Skype zullen veel mensen kennen als communicatiemiddel tussen familie en vrienden. Tegenwoordig is Skype ook een serieuze speler voor bedrijven die vaak te maken hebben met online-vergaderingen of andere online-afspraken. Het voordeel van een zakelijk Skype-account is, dat u deze kunt integreren met Microsoft Teams wat het gemakkelijker maakt om bijvoorbeeld grote bestanden uit te wisselen met collega´s. Daarnaast kent Skype ook een whiteboard-functie, waarbij u direct een poll kunt plaatsen. Dit zorgt ervoor dat deelnemers interactief mee kunnen doen aan een vergadering. Nadeel van Skype is echter wel, dat mensen een Skype-account nodig hebben en hiervoor software moeten installeren. Een spontane vergadering kunt u dus beter niet plannen met Skype, tenzij u weet dat collega’s of vergadergenoten al een account hebben.

Onze studenten ondersteunen u graag!

Bekijken welke mogelijkheden er zijn voor online-overleg / werken op afstand? Bekijk ons aanbod op deze weblog of onze website: han.nl/dwan. Heeft u vragen? Mail ons: DWAN@han.nl.