De actie- en interactievisie zijn twee uiterste perspectieven van waaruit kunt kijken naar interne communicatie in een organisatie. Meestal is de situatie niet altijd zwart of wit, maar is het een combinatie. Het gaat erom dat je verschillende uitingen van de twee visies kunt herkennen in een organisatie. Vaak komt de uiting van de visie op interne communicatie voort uit de structuur (link), cultuur (link) en leiderschapsstijl (link) in een organisatie.

BESCHRIJVING

Actievisie
De actievisie is heel zendergericht. De zender, vaak is dat het management of de afdeling communicatie in dienst van het management, bedenkt een boodschap en deze wordt met een specifieke bedoeling (actie) in de organisatie gestuurd via allerlei kanalen. Je kunt zeggen dat de informatie van boven naar beneden in de organisatie gestuurd wordt. Dit noemen we top-down communicatie. De medewerkers hebben meestal geen inspraak, de boodschap wordt op verschillende momenten herhaald via verschillende communicatiemiddelen.

Communicatiemiddelen die goed passen bij de actievisie zijn:

• Poster
• Personeelsbijeenkomst waar mededelingen gedaan worden, geen vorm van interactie
• E-mail
• Informatiebord
• Berichten op koffiebekers
• ….

Interactievisie
Interactie is een ander woord voor dialoog. Er wordt een gesprek in de organisatie gevoerd. Dat betekent dat zowel de medewerkers als het management zender kan zijn en er is sprake tweerichtingsverkeer. Dus van boven naar beneden en van beneden naar boven, oftewel zowel top-down als bottom-up communicatie.

Communicatiemiddelen die passen bij de interactievisie zijn:

• Brainstormsessie
• Werkoverleg waar iedere medewerker inbreng heeft
• Blog van het management met een uitnodiging én de mogelijkheid om te reageren
• Evaluatiemoment met medewerkers en management
• ….

VOORBEELD

Een organisatie gaat verhuizen en op die nieuwe locatie gaan ze op een flexwerken (geen vaste werkplek). Met betrekking tot de verhuizing wordt er heel veel gecommuniceerd: wanneer moet er opgeruimd zijn, wanneer moeten de dozen ingepakt zijn, hoe moeten die dozen ingepakt zijn? Tijdens afdelingsoverleggen met de medewerkers wordt dit gecommuniceerd door de manager en er is ruimte voor vragen. Verder worden de instructies vooral gecommuniceerd via berichten op intranet, mail en posters ter herinnering. Dit communicatieproces is vooral ingericht volgens de actievisie.

Maar waarvoor doen ze het, dat verhuizen? Dat doet de organisatie zodat ze de klant veel beter kan bedienen. Hiervoor moeten de medewerkers beter met elkaar samenwerken en meer van elkaar weten. Om die reden worden de vaste werkplekken afgeschaft en zijn er open werkruimtes. Op die manier hebben medewerkers automatisch meer contact met elkaar. Maar dit is men niet gewend en veel mensen vinden dit niet fijn. Om mensen enthousiast te krijgen wordt er een grote personeelsbijeenkomst georganiseerd waarin mensen informatie krijgen. Het management maakt een vlog en roept medewerkers op om te reageren en eventuele zorgen te uiten. Vervolgens worden er op teamniveau workshops georganiseerd zodat medewerkers met elkaar kunnen bepalen wat ze nodig hebben op de nieuwe werkplekken om goed te kunnen werken. Ze worden betrokken in de inrichting. Deze plannen worden door de afdeling Communicatie doorgezet naar het management en het projectteam. Dat laat vervolgens via een filmpje op intranet weten welke onderdelen meegenomen worden. Ze vragen in een poll wat de medewerkers ervan vinden. Je ziet, dit traject is vooral via de interactievisie ingericht.

TOEPASSING / TIPS

Een organisatie communiceert zelden 100% via de actie- of de interactievisie. Om te bepalen of een organisatie vooral actie- of interactievisiematig communiceert kijk je naar de structuur, naar de lagen in een organisatie en hoe de communicatiestromen lopen. Loopt de officiële communicatie vooral van boven naar beneden? Is het vooral zenden? Wat is de cultuur? Is die heel open? Of juist niet? Die bepaalt óók hoe men wil communiceren, wat de visie op interne communicatie is.

MEER WETEN?

Bekijk onderstaande links:
– Nadelen actievisie
– Nadelen interactievisie
– Filmpje actie- en interactievisie
– Actie- en interactievisie vergeleken

BRONNEN

Reijnders e.a (2015) Basisboek interne communicatie. Assen: Koninklijke van Gorcum BV